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26.06.2018

Studentenwerk erneut erfolgreich zertifiziert

TÜV SÜD bestätigt optimale Prozesse

Upgrade auf Norm DIN EN ISO 9001:2015 gelungen

(EMM) Als eines der ersten Studentenwerke in Deutschland hat das Studentenwerk Gießen vor acht Jahren ein Qualitätsmanagementsystem (QM-System) für alle Unternehmensbereiche implementiert und sich nach DIN EN ISO 9001:2008 zertifizieren lassen. Nach der nun erfolgreich bestandenen Re-Zertifizierung verlieh der TÜV SÜD dem Studentenwerk das Zertifikat für das „Upgrade“ des Managementsystems auf die international gültige Norm DIN EN ISO 9001:2015.
Als serviceorientierter Dienstleister besteht die Hauptaufgabe des Studentenwerks darin, die insgesamt 55.000 Studierenden der Justus-Liebig-Universität Gießen, der Technischen Hochschule Mittelhessen und der Hochschule Fulda sozial und wirtschaftlich zu fördern. Durch die Vermietung bezahlbarer Wohnheimplätze, den Betrieb von Mensen und Cafeterien sowie das Angebot umfangreicher Beratungs- und Serviceleistungen.

Aufgabe des Qualitätsmanagements ist es, die Prozesse der Produktion und Dienstleistungserbringung im Studentenwerk verbindlich für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu beschreiben und zu optimieren. Das QM-System dient dabei der Sicherstellung gleichbleibender Qualitätsstandards, der Transparenz von Arbeitsabläufen sowie zur Orientierung aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die in sämtliche Prozesse eingebunden sind. Im Rahmen interner und externer Audits werden diese Prozesse regelmäßig überprüft und in einem ständigen Verbesserungsprozess an gegebene und neue Anforderungen angepasst. Die Zertifizierung stellt sicher, dass das eingeführte QM-System jährlich durch eine externe Zertifizierungsgesellschaft auf seine Wirksamkeit hin überprüft wird und gewährleistet für die Studierenden, dass Maßnahmen ergriffen werden, um die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu sichern und zu verbessern. Alle drei Jahre steht für das Unternehmen ein komplettes Re-Zertifizierungsverfahren an.

Für das jüngste Upgrade auf die Norm DIN EN ISO 9001:2015 hat das Studentenwerk die Interessen und Anforderungen sämtlicher Interessensgruppen noch stärker in den Fokus genommen, das Risiken- und Chancenmanagement in allen Abteilungen beleuchtet sowie die Dokumentenlenkung einer umfassenden Prüfung unterzogen. Um den für jeden einzelnen Bereich definierten Kennzahlen noch mehr Aussagekraft zu verleihen, wurden zudem Leistungsindikatoren definiert, die dabei helfen, die selbst gesteckten Ziele transparent zu überprüfen und im Sinne der Studierenden weiterzuentwickeln.

Geschäftsführer Ralf Stobbe betonte anlässlich der Urkundenüberreichung, wie wichtig Qualitätsmangement für das gesamte Unternehmen inzwischen geworden sei. „Unser Ziel ist es, die hohe Qualität unserer Leistungen beizubehalten beziehungsweise – wo erforderlich - stetig zu verbessern“, so Stobbe im Rahmen der Urkundenübergabe.
Zentrale Elemente des QM-Systems wie strukturierte Verfahrensanweisungen, dokumentierte Prozesse, ein lückenloses Wissensmanagement, gezielte Personalentwicklung sowie die Erhebung und Einbindung von regelmäßigem Feedback durch die Studierenden im Rahmen von Befragungen, seien dafür zu wertvollen Instrumenten geworden. Das Studentenwerk habe sich laut Stobbe ganz bewusst dafür entschieden, das QM-System nicht nur für einen Teilbereich seiner Leistungen einzuführen, sondern für das gesamte Spektrum. „Wir wollen in allen Bereichen zu 100% liefern und überprüfen daher kontinuierlich all unsere Prozesse – von der Warenannahme in unseren Verpflegungseinrichtungen, über die Abläufe in den Kitas, bis hin zur Planung und Abwicklung von Bauprojekten.“

Ralph Vogtmann, Leiter des Qualitätsmanagements im Studentenwerk, freut sich über die große Akzeptanz unter seinen Kolleginnen und Kollegen: „Für ein funktionierendes QM-System müssen alle an einem Strang ziehen und dessen Vorteile für sich selbst begreifen. Nur dann entsteht ein echter Mehrwert.“ Das QM-System mit seiner lückenlosen Dokumentation sei inzwischen in allen Abteilungen tief verwurzelt und helfe dabei, Dinge klarer zu sehen und objektiv überprüfbar zu machen, erklärte Vogtmann. Zur gegenseitigen Unterstützung führt das Studentenwerk neben regelmäßigen externen Audits durch die Zertifizierungsstelle auch interne Audits in allen Abteilungen durch. Auf kollegialer Ebene wird dabei überprüft, „ob der jeweilige Bereich noch auf dem richtigen Weg ist oder gegensteuern muss“, so der Qualitätsmanager.

Frank Grisafi, einer der Auditoren der TÜV SÜD Management Service GmbH, begleitet das Studentenwerk seit der Erst-Zertifizierung. Er lobte bei der Zertifikatsübergabe vor allem „das erneut hohe Engagement, mit dem alle Beteiligten, von der Geschäftsführung, über die Führungskräfte und Mitarbeiter in den Zentralabteilungen bis hin zu den Mitarbeitern in den Außenstellen, die Zertifizierung begleitet haben.“ Dem Studentenwerk sei es in den vergangenen Jahren gelungen, Qualitätsmanagement nicht nur als Instrument für Fehlerkorrekturen und Sofortmaßnahmen zu begreifen, sondern strategisch und zukunftsweisend einzusetzen.

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Freuen sich über die erfolgreich bestandene Re-Zertifizierung des Studentenwerks: Geschäftsführer Ralf Stobbe (2.v.r.), Stv. Geschäftsführer Tilman Dabelow (r.), Qualitätsmanager Ralph Vogtmann (l.) mit Auditor Frank Grisafi (2.v.l.).
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